Reportagem em Revista Exame- Edição 796- Julho 2003. Ano 37.

Questão inevitável para quem está montando um novo negócio: como encontrar um bom espaço, com uma boa localização a um baixo custo.
Os escritórios virtuais, em tese, surgiram para resolver este problema. Ao optar por um espaço deste tipo, é possível fazer uma série de combinações que atendam melhor as necessidades de cada um. O cliente que prefere passar mais tempo trabalhando em casa pode optar pelo serviço básico, que inclui uma linha telefônica própria e uma secretária para anotar recados e marcar reuniões. Se preferir uma estrutura mais sofisticada, pode contratar serviços como moto-boy e aluguéis de salas para receber clientes. "Desenhamos os pacotes de acordo com a necessidade do cliente", diz Ernísio Dias, diretor da VBA Business Center, empresa que aluga escritórios virtuais em São Paulo. Segundo estimativa da Associação Nacional de Centros de Negócio, existem 400 empresas especialistas em aluguel de espaços desse tipo. Ter um local temporário para atender clientes, receber correspondências e telefonemas e arquivar a papelada pode ser uma boa opção, mas a regra não vale para todos. "É preciso analisar bem a necessidade da empresa e fazer as consultas antes de optar pela escritório virtual", diz Luiz Sakuda, professor de empreendedorismo e inovação da Business School São Paulo e estudioso em escritórios virtuais. Há formas de medir a relação custo-benefício:

1) Se sua empresa comporta muitos funcionários, pode não ser fácil convencê-los a trabalhar em casa. Mantê-los na estrutura virtual seria uma segunda opção, mas pouco vantajosa já que o obrigaria a alugar uma sala fixa. Por isso, os escritórios virtuais são ideais para estruturas menores ou filiais.

2) Avalie quais são as suas necessidades. Quanto mais básico for o pacote de opções, melhor para o caixa de sua empresa. Se precisar usar o fax do escritório, computador e usufruir a entrega de correspondência, sua conta no fim do mês vai subir. Caso necessite marcar reuniões periódicas com clientes, será preciso alugar salas provisórias, o que deixará o preço ainda mais salgado. Os custos podem variar de 150 a 3000 reais por mês, dependendo do porte do escritório, da localização e dos serviços agregados. "É bom calcular todo este custo e compará-lo com o gasto necessário para manter uma estrutura própria", diz Sakuda.

3) Analise o perfil de seus clientes. Algumas pessoas podem associar uma estrutura provisória a falta de solidez nos negócios. Nesse caso, se o custo compensar, procure um local que mantenha salas organizadas e apropriadas para reuniões de negócios.

4) Ok. Feitas as contas, você optou por um escritório virtual. Pergunta: o quê colocar no cartão de visita? Por passar mais tempo trabalhando em casa do que na estrutura virtual, algumas pessoas ficam em dúvida se colocam o telefone e o endereço residenciais ou da empresa. "Émelhor usar todos os dados do escritório virtual", diz Sakuda "No caso do e-mail, vale a pena criar um domínio próprio e até uma página na internet. Não custa tão caro e faz bem para a imagem."